En el Grupo TGV operamos desde hace más de 34 años en Argentina, Latam y el mundo con los ERPs World class más reconocidos del mercado. Esto implicó acompañar a nuestros clientes en distintos procesos y aprender mucho en el camino.
Ahora se viene un nuevo gran cambio. En los próximos meses todo el ecosistema SAP deberá estar preparado a la salida de soporte de ECC el 31 de diciembre de 2027. A partir de esa fecha, las organizaciones deberán migrar a SAP S/4HANA o enfrentar altos costos de soporte extendido.
Como consultores y como clientes debemos estar atentos aprendiendo de los errores pasados para evitar o, al menos contribuir a minimizar, los problemas que se presenten.
A tal efecto y como producto de nuestras experiencias, implementaciones y cambios de versión les adjuntamos nuestro decálogo de lecciones aprendidas, inconvenientes, desafíos, soluciones, procesos exitosos y buenas prácticas.
Lecciones aprendidas
- 1ra. Lección – Como cliente establezca y difunda claramente dentro de su organización las expectativas:
No importa cuántas veces tenga que preguntar, lo más importante es que Ud. tenga perfectamente claro:
- Qué hace y fundamentalmente, qué no hace el producto, qué cubre y qué no cubre.
- Qué recursos demandará de su organización, por cuánto tiempo y con cuánta dedicación para cada etapa.
- Qué metodología de implementación ha elegido, la standard o la “rápida” y sepa claramente cuáles son las limitaciones y diferencias entre ambas.
- Qué fases tendrá su proyecto, cuánto durará cada una y qué se espera de Ud. y de su organización en cada una de ellas.
- Qué desarrollos, customs, interfases o conversiones deberán generarse y mante-ner.
- 2da. Lección – Establezca clara y anticipadamente los roles:
Antes de comenzar un proyecto de implementación o upgrade de un ERP usted como cliente en conjunto con el equipo de implementación debe tener perfectamente claro:
- El organigrama de las personas involucradas en el proyecto, el aseguramiento de su presencia, los eventuales reemplazos.
- La conformación del comité de dirección, la frecuencia de las reuniones de avance, la forma de presentación de los logros e inconvenientes de cada fase.
- La clara delimitación de los roles entre quién detecta, quién informa y quién soluciona cada uno de los problemas y contingencias que se irán presentando.
- 3ra. Lección – Administre los beneficios y objetivos del proyecto con prudencia:
No se trata de minimizar las expectativas estrictamente monetarias del ROI porque tal vez no todas se cumplirán. Tampoco planee por anticipado una reducción de manpower que probablemente no pueda realizar. Administre con prudencia los recuerdos de las virtuosas demos del producto. SI haga hincapié en su ROI en los beneficios menos tangibles pero perdurables del proyecto (Integración entre todos los sectores de la organización; información online para la toma de decisiones; incorporación de un standard de los componentes informáticos de la compañía, mantenerse dentro del soporte standard, ser la base para un BI o tablero de comando; disponer de un sistema de control de gestión, incorporación de inteligencia artificial en los procesos, ser la llave de una futura estrategia de comercio electrónico).
4ta. Lección – Como cliente y en conjunto con su equipo de implementación identifique y prepare a su organización en las nuevas aptitudes que serán necesarias:
Una implantación o una migración con reingeniería requerirá de nuevos o antiguos (pero bien capacitados) actores dentro de su organización. Nuevas habilidades de los usuarios, nuevas tareas como la administración de la seguridad o la configuración del sistema frente a cambios del negocio y nuevas habilidades de su personal de Tecnología informática (Desarrolladores, Analistas y Técnicos en middleware) harán que sea un producto vivo dentro de su organización.
Deberá Ud. estar preparado para enfrentar una permanente administración del cambio y reconfiguración de procesos por negocios cambiantes.
Bajo ningún concepto desatienda la excelencia, cantidad y calidad del entrenamiento antes, durante y después de la implementación. Recuerde que a partir del lanzamiento la movilidad de la fuerza de trabajo hará que el conocimiento del usuario final comienza a diluirse lo cual se traducirá en necesidades de capacitación y recapacitación continuas
- 5ta. Lección – Tenga una clara visión del presente y futuro de su negocio frente a la implementación de este tipo de aplicaciones:
Identifique a todos los usuarios involucrados y defina la visión de sus operaciones futuras para sacarle el máximo aprovechamiento a la flexibilidad del producto; NO implemente Sistemas integrados sobre procesos antiguos o que no hayan sido previamente simplificados o racionaliza-dos.
Rediseñe la forma en que el “core business” de su negocio será administrado y valídelo en un assessment previo, aproveche la etapa de análisis de requerimientos no sólo para relevar sus operaciones actuales, sino para ver cómo podrían incorporarse operaciones y procesos “World Class” en el “to be” de su nuevo sistema integrado.
- 6ta. Lección – No busque culpables:
Utilice los argumentos citados para convencer a su organización de que la implementación de un sistema integrado no es “empujado” por sistemas sino “deseado” por toda la organización. Accione permanentemente bajo este principio (así por ejemplo la fecha de implementación no deberá ser decidida por sistemas sino por el Comité de Dirección). De esta forma, la responsabilidad sobre el lanzamiento y la “salud” del proyecto no será responsabilidad exclusiva de un hombre o sector sino de toda la organización debidamente representada por un Comité de Dirección o Seguimiento.
- 7ma. Lección – Establezca puntos de control en el proyecto:
No espere hasta la prueba integral o hasta la semana previa al lanzamiento para darse cuenta de que las cosas no están listas. Esto es sumamente desmoralizador y poco motivador para el equipo de proyecto y sus futuros usuarios. Un buen planificador establece puntos de control durante el ciclo de vida del proyecto. Estos típicamente incluyen:
- ¿ Sigue siendo el proyecto posible en el balance actual de beneficios y costos ?
- ¿Estamos administrando correctamente los pedidos de cambio y separando los imprescindibles de los “nice to have”?
- ¿La composición del team es la correcta en esta etapa?
- ¿Cuáles son los próximos riesgos?
- ¿Sigue permaneciendo estable el scope del proyecto?
- ¿Estamos listos para el lanzamiento?
- ¿Ha llegado el momento de chequear resultados con un consultor independiente?
- 8va. Lección – Pruebe intensamente:
Tenga presente que, la mayor parte de los inconvenientes que pueden suceder en condiciones de producción, se presentan en las etapas de ensayo del modelo a implementar. No descuide la calidad ni la cantidad de las pruebas, por agotador y aburrido que ello resulte. En esta etapa, suelen existir las condiciones para resolver esos problemas sin las presiones que existirían con las aplicaciones trabajando en producción; los recursos humanos que están disponibles aquí (y actuando en forma coordinada) probablemente ya no estén a su alcance más tarde cuando regresen a sus puestos. Tenga presente que, “los problemas” pueden exceder “al producto” involucrando directamente “la plataforma”. Intente generar con las pruebas una réplica de las condiciones reales de volumen y dispersión de casos para forzar los inconvenientes.
- 9na. Lección – Analice y divulgue el impacto sobre los actores externos a la organización:
Recuerde que no solamente su sector contable reclamará por el nuevo formato de presentación del cuadro de ganancias y pérdidas. También sus Clientes y Proveedores se verán, como mínimo, afectados por cambios en el diseño e interpretación de Facturas y Resúmenes de Cuenta, Certificados de Retención de Impuestos, Recibos y nuevos portales de clientes y proveedores. Habrá nuevas formas de vincularse con la organización, nuevos circuitos de tomar pedidos o comunicar pagos serán establecidas con la implementación del sistema. Notifique, brinde ejemplos y capacite también a sus Clientes y Proveedores antes del lanzamiento.
- 10ma y última lección – Cuando finalmente crea que ya está todo listo…
Es muy probable que deba estar encarando un nuevo upgrade de release o un plan de recapacitación a sus usuarios. El cambio es constante y así como se presenta en nuestras realidades cotidianas, se refleja en nuestros sistemas de información; pero casi con certeza, no modificarán las lecciones aprendidas de algún decálogo o de los errores propios.
Por Carlos Rasch.